איך לקבל תמונת מצב של העסק בעזרת טבלת אקסל פשוטה

בחודש האחרון, עם סוף 2014, הוצפנו בסיכומי שנה מכל הסוגים. לכבוד השנה החדשה ותחילתה של שנת הכספים הבאה עלינו לטובה, אני רוצה להציע לכם לעשות סיכום שנה מסוג אחר: סיכום של ההכנסות שלכם בחלוקה לסוגי לקוחות. הסיכום הזה ייתן לכם תמונת מצב של העסק ויעזור לכם לקבל החלטות מושכלות לגבי השיווק, התמחור ומודל העבודה הכללי שלכם.

שימו לב: הניתוח נעשה באקסל (איך לא?), והמדריך הזה מניח שאתם יודעים להשתמש בפונקציות חישוב בסיסיות ולפתוח גיליונות בתוך קובץ אקסל. למי שמתקשה או צריך המחשה, הכנתי קובץ לדוגמה עם מספרים אקראיים כאן.

1. לפני הכול, חלקו את הלקוחות שלכם למגזרים וסוגים: סוכנויות תרגום, קבלנות משנה, הוצאות ספרים וכו'. את הלקוחות הישירים שלכם חלקו לתת-מגזרים: למשל, אם אתם מתרגמים משפטיים, אתם יכולים לחלק אותם למשרדי עורכי דין, לקוחות עסקיים, אנשים פרטיים וכו'. אם אתם עוסקים גם בתרגום וגם במתורגמנות, קודם כל הפרידו בין הלקוחות מכל תחום ורק אז חלקו אותם למגזרים. צרו גיליון אקסל עבור כל מגזר. בקובץ לדוגמה יש 3 קטגוריות לקוחות, "סוכנויות תרגום", "קטגוריה 1" ו"קטגוריה 2".

2. בכל גיליון צרו טבלה עם העמודות הבאות: שם הלקוח, מקור (איך הלקוח הגיע אליכם), מס' עבודות, סה"כ מילים, גודל עבודה ממוצע, סה"כ הכנסות, תעריף ליחידה, נתח בקטגוריה וסה"כ (אל דאגה, תכף אסביר כיצד לחשב כל דבר). עבור עבודות מתורגמנות (או כל עבודה שמתומחרת לפי שעה) הגדירו "מס' שעות" במקום "מס' מילים".

3. התחילו למלא את הטבלאות. היזהרו מכפילויות! אם לקוח עונה על יותר מקטגוריה אחת, שייכו את הלקוח לקטגוריה הדומיננטית שלו. כדי למלא את הנתונים "סה"כ מילים" ו"מספר עבודות", עברו על הרשומות שלכם (תוכנת הנהלת חשבונות, פנקסי חשבונות או כל מקום אחר ששמרתם את בו נתונים על העבודות שלכם) ובדקו כמה עבודות קיבלתם מכל לקוח ומה היה הגודל של כל עבודה. בתא הטבלה הרלוונטי סכמו את מספר המילים מכל עבודה שקיבלתם מאותו לקוח כדי לקבל את מספר המילים הכולל שהוא נתן לכם. אם אתם חוששים מטעויות, אתם יכולים לפתוח גיליון אקסל נוסף, ליצור בו רשימה של כל כל העבודות שקיבלתם הכוללת את הלקוח וגודל העבודה, למיין את הנתונים בטבלה ולהשתמש בנתונים שבה. בקובץ לדוגמה יש 3 לקוחות בכל גיליון.

4. עכשיו הגיע הזמן לחישובים. יהיה לכם יותר קל להשתמש בנוסחאות ובחישובים של אקסל.

    • גודל עבודה ממוצע: "סה"כ מילים" חלקי "מס' עבודות"
    • תעריף ליחידה: כדי שתוכלו להשוות בין התעריפים השונים שאתם מקבלים, כדאי מאוד להגדיר את כולם בשקלים ולאותה יחידה – מילה  או יחידת תרגום. לתעריפים במט"ח מומלץ לפתוח גיליון נפרד ולעשות בו טבלה של כל המטבעות שאתם עובדים איתם ושל השער העדכני, כך שתוכלו לעדכן את שער החליפין בלי לעבוד קשה. כדי להמיר את התעריפים לשקלים, הכפילו את התעריף הנקוב במט"ח בתא שבו שער החליפין הרלוונטי כדי לקבל את התעריף בשקלים.

*בקובץ לדוגמה כל הלקוחות שהגיעו מ-ProZ הם לקוחות זרים, והתעריף שלהם מומר ממט"ח לשקלים. שערי המט"ח מופיעים בגיליון "סה"כ".

  • סה"כ הכנסות: "סה"כ מילים" חלקי 250 כפול "תעריף ליחידה", או "סה"כ מילים" כפול "תעריף למילה".
  • נתח בקטגוריה: "סה"כ הכנסות" מהלקוח חלקי סכום "סה"כ ההכנסות" מכלל הלקוחות בקטגוריה. כדי שיהיה לכם נוח, הגדירו בכל עמודות "נתח" בקובץ שהנתונים יופיעו בפורמט של אחוזים.

5. אז אתם יודעים כמה אתם מרוויחים בכל קטגוריית לקוחות וכיצד הלקוחות שלכם נחלקים בכל קטגוריה. עכשיו הגיע הזמן לבדוק כמה אתם מרוויחים בסה"כ ומה הנתח של כל קטגוריה בהכנסות שלכם. פתחו גיליון אקסל חדש בקובץ שלכם (אם פתחתם גיליון נפרד לשערי מט"ח, אתם יכולים להשתמש בו. בקובץ לדוגמה זה גיליון "סה"כ".) וצרו בו טבלה: קטגוריית לקוח, הכנסות ונתח. עבור כל קטגוריה, שבצו בתא השווי את סכום המספרים מעמודת "סה"כ הכנסות" מהגיליון שלה. הוסיפו בסוף הטבלה שורת "סה"כ" ובעמודת "הכנסות" שלה סכמו את השווי של כל הקטגוריות השונות, כך שתקבלו את סך ההכנסות שלכם מ-2014 (או כל תקופה שהגדרתם). לחישוב הנתח של כל קטגוריה בהכנסות, חלקו את ההכנסות מכל קטגוריה בסך ההכנסות. עכשיו אתם יכולים לדעת איך ההכנסות שלכם נחלקות בין סוגי הלקוחות השונים.

6. נשאר לנו רק לחשב מה הנתח של כל לקוח בסך ההכנסות שלכם. חזרה לגיליונות של הקטגוריות – עבור כל לקוח, חלקו את "סה"כ ההכנסות" ממנו בסך ההכנסות הכולל שחישבתם בסעיף הקודם. גם כאן מומלץ להציג את הנתונים בפורמט של אחוזים. זהו, סיימתם!

אז אחרי שהקלדתם המון נתונים וחישבתם, ואולי גם עיצבתם את הטבלאות שלכם יפה, מה אתם יכולים לגלות?

  • מי הלקוחות העיקריים שלכם שמספקים לכם את ההכנסות הכי גבוהות
  • מהם המגזרים החזקים והחלשים שלכם
  • אם יש לקוח מאוד חזק שאתם תלויים בו
  • אם יש לקוח/מגזר שגדול משמעותית מהשאר
  • אם יש לכם לקוחות זרים, הנירמול של התעריף יעזור לכם להבין כמה בדיוק אתם מקבלים מכל לקוח כרגע, בהתאם לשערי המט"ח העדכניים.

הידע הזה ייתן לכם בסיס להחליט על האסטרטגיה השיווקית שלכם: אילו מגזרים כדאי לפתח, אילו מגזרים פחות חשובים, האם חשוב לכם כעת להשיג לקוחות חדשים וכו'. אתם גם לא חייבים להגביל את עצמכם ל-2014: אתם יכולים להתחיל קובץ כזה לשנת 2015 ולתחזק אותו בקביעות (כולל עדכון שערי מט"ח) כדי שתהיה לכם תמיד תמונת מצב מעודכנת. השימוש בנוסחאות אקסל יחסוך לכם עבודה עתידית.

מודעות פרסומת

כתיבת תגובה

הזינו את פרטיכם בטופס, או לחצו על אחד מהאייקונים כדי להשתמש בחשבון קיים:

הלוגו של WordPress.com

אתה מגיב באמצעות חשבון WordPress.com שלך. לצאת מהמערכת / לשנות )

תמונת Twitter

אתה מגיב באמצעות חשבון Twitter שלך. לצאת מהמערכת / לשנות )

תמונת Facebook

אתה מגיב באמצעות חשבון Facebook שלך. לצאת מהמערכת / לשנות )

תמונת גוגל פלוס

אתה מגיב באמצעות חשבון Google+ שלך. לצאת מהמערכת / לשנות )

מתחבר ל-%s